Arkevia est le coffre-fort numérique exploité par Cegedim SRH, un tiers de confiance spécialisé dans l’externalisation de la paie. Cette filiation technique n’est pas anecdotique : elle conditionne l’architecture de stockage, les engagements de conservation longue durée et le niveau de conformité sociale de la solution. Pour un service RH qui n’a ni RSSI dédié ni équipe IT étoffée, c’est précisément ce socle qui fait la différence au quotidien.
Certification NF 203 et conformité paie : ce que le coffre-fort Arkevia garantit vraiment
La distribution de bulletins de paie dématérialisés impose de respecter un cadre strict. La loi Travail de 2016 autorise l’employeur à remettre les fiches de paie par voie électronique, à condition de passer par un coffre-fort numérique conforme. La certification NF 203 (ou CCFN) est le repère normatif à vérifier en priorité.
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Cette norme exige un archivage à vocation probatoire : chaque document déposé doit pouvoir prouver son intégrité et l’exactitude de son origine pendant toute la durée légale de conservation. En matière de bulletins de paie, cette durée couvre la vie active du salarié plus cinq ans après son départ de l’entreprise.
Arkevia s’inscrit dans l’infrastructure Cegedim SRH, déjà calibrée pour la conformité sociale. Nous recommandons de vérifier systématiquement que le prestataire retenu affiche bien cette certification NF 203, et pas seulement un label de sécurité générique type ISO 27001. Les deux ne couvrent pas les mêmes périmètres : l’un porte sur la gestion globale de la sécurité informatique, l’autre sur les obligations spécifiques au coffre-fort numérique de documents RH.
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Arkevia côté salarié : accéder à ses documents sans compétence technique
Un coffre-fort numérique RH ne sert à rien si les salariés ne l’utilisent pas. Les retours d’expérience sur MyArkevia montrent que les salariés consultent davantage leurs bulletins de paie via le coffre-fort que via un intranet classique. L’explication tient à la simplicité du parcours : un identifiant, un mot de passe, et l’accès direct aux documents sans naviguer dans une arborescence d’entreprise.
L’espace personnel MyArkevia reste accessible même après un départ de l’entreprise. Le salarié conserve la main sur ses fichiers, ce qui répond à l’obligation légale de portabilité. En pratique, cela signifie qu’un ancien employé peut récupérer ses bulletins de paie des années après, sans solliciter son ex-employeur.
Les documents stockables dans l’espace salarié
- Bulletins de paie dématérialisés, déposés automatiquement par le service paie de l’employeur via le connecteur Cegedim SRH
- Contrats de travail, avenants et attestations employeur
- Documents personnels ajoutés par le salarié lui-même (relevés d’identité bancaire, justificatifs, certificats de formation)
- Soldes de tout compte et documents de fin de contrat
Le salarié n’a pas besoin de comprendre le chiffrement ou l’architecture serveur. Il gère son espace comme une boîte mail sécurisée.
Déploiement Arkevia en entreprise : ce qui bloque et comment débloquer
Nous observons que les principales frictions ne sont pas techniques. Elles sont organisationnelles. Le premier obstacle reste l’absence de communication interne au moment du déploiement. Un salarié qui reçoit un mail d’activation sans explication préalable ne crée pas son compte.
Le second point de blocage concerne l’opt-out. La loi impose à l’employeur d’informer le salarié de son droit de refuser la dématérialisation. Si ce droit n’est pas clairement présenté, le taux d’adoption stagne et le service RH se retrouve à gérer deux circuits parallèles (papier et numérique), ce qui annule le gain opérationnel.
Trois leviers concrets pour un taux d’adoption élevé
- Envoyer une communication interne dédiée avant l’activation des comptes, en expliquant ce que le salarié gagne (accès permanent, portabilité après départ)
- Prévoir une courte démonstration lors d’une réunion d’équipe ou en visioconférence, ciblant la première connexion et la consultation d’un bulletin
- Désigner un référent RH (pas un profil IT) capable de répondre aux questions de base sur l’accès et la récupération de mot de passe
Le raccordement technique entre le logiciel de paie et Arkevia est géré par Cegedim SRH. Il ne nécessite pas d’intervention de l’équipe informatique interne, ce qui rend la solution adaptée aux PME sans service IT structuré.
Sécurité des données RH et RGPD : responsabilités de l’employeur avec Arkevia
Externaliser le stockage dans un coffre-fort numérique ne transfère pas la responsabilité RGPD de l’employeur. Celui-ci reste le responsable de traitement. Cegedim SRH, en tant qu’opérateur d’Arkevia, agit comme sous-traitant au sens du règlement européen.
En pratique, cela signifie que l’employeur doit vérifier le contrat de sous-traitance et les clauses de localisation des données. Les serveurs utilisés par Arkevia sont hébergés en France, un point qui simplifie la conformité puisqu’il n’y a pas de transfert hors Union européenne à encadrer.
L’amende en cas de non-conformité sur la distribution des bulletins de paie peut atteindre un pourcentage significatif du chiffre d’affaires, en plus de la mise en jeu de la responsabilité professionnelle. Ce risque justifie à lui seul le recours à un coffre-fort certifié plutôt qu’à un simple espace de stockage cloud protégé par mot de passe.
Arkevia face aux alternatives : critères de choix pour un coffre-fort numérique RH
Le marché des coffres-forts numériques RH compte plusieurs acteurs. Le choix ne doit pas se faire sur le prix seul. Nous recommandons de comparer sur trois axes structurants.
Le premier axe est la certification NF 203 et l’archivage à vocation probatoire. Un espace de stockage chiffré ne suffit pas à remplir les obligations légales si l’intégrité des documents n’est pas traçable.
Le deuxième axe concerne l’intégration avec la chaîne de paie existante. Arkevia bénéficie d’un avantage natif pour les entreprises déjà clientes de Cegedim SRH : le dépôt des bulletins est automatisé sans développement complémentaire. Pour les autres configurations, vérifier la compatibilité avec le logiciel de paie en place évite des coûts d’intégration imprévus.
Le troisième axe porte sur la portabilité salarié. Le coffre doit rester accessible au salarié après la fin du contrat de travail, sans frais supplémentaires et sans intervention de l’ancien employeur. C’est une obligation légale, mais tous les prestataires ne la mettent pas en oeuvre de la même façon.
Pour un service RH qui gère la paie sans appui informatique dédié, Arkevia reste une solution cohérente grâce à son adossement à Cegedim SRH et à la simplicité du parcours salarié. Le vrai critère de réussite n’est pas la technologie du coffre-fort, mais la qualité de la communication interne au moment du déploiement.
