Où trouver les statuts d’une ASBL ?

Organisation d’une assemblée générale

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Au moins une fois par an, les entreprises ou les organisations à but non lucratif doivent tenir une assemblée générale, mais nombre d’entre elles organisent leur AG sans connaître les obligations légales minimales. Voici donc quelque chose pour faire la lumière sur eux.

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Une convocation des membres

Selon la législation, l’assemblée générale doit être convoquée par l’organe administratif au moins une fois par an, afin d’approuver les comptes. L’AG doit avoir lieu dans les 6 mois qui suivent la fin de l’exercice.

Mais il y a un certain nombre de questions :

Quelle est la méthode de convocation de ces membres ?

Il n’y a pas de forme particulière requise par la législation, mais un écrit est fortement recommandé car un ordre du jour devra être établi et porté à l’attention des membres de l’assemblée générale.

Le mode d’envoi, en revanche, est varié. En effet, l’envoi peut être effectué par :

• courrier ordinaire ;
• une lettre recommandée ;
• Envoyez-lui un e-mail ;

Il est également essentiel d’aller jeter un coup d’œil aux statuts, car le mode de convocation y est prévu.

Dans combien de temps la convocation doit-elle être envoyée ?

L’invitation doit être envoyée au moins 15 jours avant l’AG. Par conséquent, la législation ne prévoit qu’une période minimale. Il est important, encore une fois, de se répéter aux statuts pour s’assurer qu’une période plus longue n’est pas prévue.

Que doit contenir la citation à comparaître ?

La citation doit inclure un certain nombre d’informations, telles que :

• le lieu, la date et l’heure de l’assemblée générale ;
• l’ordre du jour précis et détaillé déterminé à l’avance par l’organe administratif) ;
• les documents utiles pour l’AG, à savoir :
  • comptes
  • le rapport de gestion
  • et le projet de budget (ce dernier ne s’applique qu’aux organisations à but non lucratif)
• le signature du représentant de l’organe administratif ;
• le document nécessaire pour donner une procuration à une autre personne lui permettant d’assister à l’AG.

Points abordés lors de l’assemblée générale

Au cours d’une assemblée générale ordinaire, les points généralement discutés lors de cette réunion, et donc inscrits à l’ordre du jour, sont les suivants :

• L’approbation du compte
• décharge des administrateurs ;
• la nomination et la démission des administrateurs potentiels ;
• admission de nouveaux membres éventuels ;
• approbation du budget (uniquement pour les organisations à but non lucratif).

Le déroulement de l’assemblée générale

Assemblée générale en face à face

La conduite d’une assemblée générale est assez simple. À l’arrivée des membres, un contrôle d’identité et de procuration est effectué. C’est également à ce moment que la liste des présences est dressée. Lorsque tout le monde est installé, une vérification du quorum devra être effectuée, car si le le nombre minimum de membres n’est pas atteint, l’assemblée générale devra être reportée à une date ultérieure. C’est à ce moment que l’Assemblée générale, en tant que telle, peut vraiment commencer et que des discussions et des votes sur les différents points de l’ordre du jour ont lieu. Lorsque tous les points ont été votés, la séance est close.

Assemblée générale à distance ou par écrit

Depuis la nouvelle législation, il est désormais possible d’organiser une assemblée générale à distance ou par écrit :

• à distance : doit être prévu dans les statuts ;
• par écrit : il est vivement conseillé de l’indiquer dans les statuts.

Principes fondamentaux d’une AG

Toutefois, il est essentiel de respecter les éléments fondamentaux d’une assemblée générale, à savoir :

• vérification de l’identité et de la procuration des membres
• une discussion et un vote éventuel sur tous les points de l’ordre du jour
• ainsi qu’une description claire et précise de la procédure suivie pour participer à l’assemblée générale.

Il faut également faire attention au fait que les décisions d’une AG écrite doivent être prises à l’unanimité par les membres présents et représentés.

Procès-verbal de l’assemblée générale

Afin de rendre compte de tous les éléments pertinents qui ont eu lieu pendant l’AG, un rapport doit être établi. Il doit contenir les éléments suivants :

• la date et le lieu de l’assemblée générale ;
• l’identité des personnes présentes, représentées et excusées ;
• le contenu important des discussions échangées ;
• les décisions prises ;
• la méthode de vote ;
• le résultat des votes.

Tellement de nouveautés dans l’organisation d’une AG, il est donc temps de penser à modifier les statuts dès maintenant. Parce qu’ils doivent être modifiés avant le 1er janvier 2024.

Votre entreprise ou association est-elle préoccupée par une future assemblée générale à distance ? Souhaitez-vous obtenir des éclaircissements ou une assistance juridique pour la mise en place de cette assemblée générale à distance ?

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